Dans le but de toujours m'améliorer en tant que chef de projet, et faisant suite à un billet de Travailleurs du Web, je vous fais part de mon organisation grâce à Outlook, à vous de me dire si vous avez mieux.
Désolé pour les utilisateurs de Thunderbird et d'autre client mail, je ne connais qu'Outlook. :)

Quand le client, un homme politique, vous appelle pour savoir où en est son site alors que vous êtes en train d’écrire le brief créa de la campagne de pub d’un autre client, un constructeur automobile, la principale difficulté est de pouvoir dire en moins d’une minute “On est en attente de la mise en place de l’hébergement par Monsieur Laibergeur, nous avons eu un mail de sa part avant-hier et allons le rappeler aujourd’hui, souhaitez-vous qu’on vous rappelle juste derrière?”
Pour pouvoir répondre ça, il faut soit avoir une très bonne mémoire sur tous les projets, soit avoir un accès très rapide à ses mails. Or, dans ce genre de situation où on ne sait pas forcement quel est le dernier intervenant, il faut pouvoir accéder aux mails par projet et non par interlocuteur.

Souhaitant vous faire profiter de mon expérience, je vais commencer par présenter l’erreur que j’ai faite. :)

Une première solution serait de définir une règle de gestion des mails contenant un titre particulier pour les ranger dans un répertoire projet. Par exemple dire que les mails contenant « [Pub Marque auto Sept 07] » vont dans le répertoire du même nom. Dans ce répertoire, il suffit après de classer les mails par date quand on veut le dernier, par envoyeur quand on veut savoir ce qu’on a reçu, par destinataire quand on veut savoir ce qu’on a envoyé…

Mais, puisqu’on travaille sur plusieurs projets en même temps et que les ressources (internes ou externes) ne sont pas infinies, on va avoir un même interlocuteur sur plusieurs projets différents.

Par exemple, il m'arrive souvent d'avoir 2 campagnes de pub en cours, les deux impliquant la même agence d'achat d'espace avec le même interlocuteur en face. Cette personne va m'envoyer les spécifications de ces campagnes dans le même mail et m'en envoyer un autre pour me parler d'autre chose qui n'est lié à aucun projet, disons le point agence du mois prochain.

Je sais alors que je dois pouvoir accéder à ces informations :
- Quand je voudrais les specs de la campagne 1
- Quand je voudrais les specs de la campagne 2
- Quand je voudrais savoir où se tient le point agence

Il faut donc que le premier mail soit accessible à 2 endroits et que le deuxième ne soit pas perdu.

Or, la première solution pose 2 problèmes :
- Certes le mail est accessible depuis les deux répertoires projet, mais il est dédoublé, il va aller dans le répertoire de la pub 1 et dans celui de la pub 2, ses pièces jointes prenant alors aussi 2 fois plus de place sur le disque.
- De plus, je ne peux pas accéder aux mails de mon interlocuteur uniquement, je suis donc obligé de passer de projet en projet, voire de chercher dans mon énorme "Boite de réception", pour retrouver le mail qui m'indique où a lieu le point agence du mois prochain.

La première solution n'est donc pas viable.

C'est là qu'entrent en jeu les dossiers de recherches d'Outlook. Combinés aux règles de gestion, ils vous permettent d’avoir très rapidement une double arborescence de vos mails :
- Par projet
- Par interlocuteur

Concrètement, les dossiers de recherches sont des répertoires abstraits, reflétant les résultats d'une recherche, qui vont se mettre à jour à chaque réception/création de mails. On obtient donc un dossier, concret, par interlocuteur et un dossier, abstrait, par projet.

A y réfléchir un peu, c’est un rangement plus logique puisque un interlocuteur est commun à tous les mails alors qu’un mail peut ne pas être lié à un projet et alors être perdu dans l’énorme dossier « Boite de réception ».

Si on reprend l'exemple du début, on obtient une arborescence du type :

  • HommePolitique
  • ConstructeurAutomobile
    • ResponsableInternet
    • ResponsableCommunication

Vos règles de gestion indiquant que si le mail vient de adressedelhommepolitique@politique.com il doit être rangé dans le répertoire « HommePolitique », ceux venant de responsableinternet@marqueautomobile.fr vont dans "ConstructeurAutomobile/ResponsableInternet" et que ceux de responsablecommunication@marqueautomobile.fr dans "ConstructeurAutomobile/ResponsableCommunication".

Pour l’accès « par projet » à vos mails, je vous conseille donc d’utiliser les dossiers de recherches que vous trouverez dans le volet de gauche, sous votre arborescence. Cette fonctionnalité est par défaut déjà utilisé dans Outlook 2003 (je ne connais pas 2007) avec les dossiers « Aujourd’hui » et « Courrier non lu ».

En définissant un dossier de recherche qui trouve les mails contenant « [Pub Marque auto Sept 07] », « [Pub Marque auto Sept 07] » et autres dérivés, vous obtenez le même résultat qu’avec les règles, mais sans avoir mal rangé vos mails.

En résumé (pour Outlook 2003) :

Pour les interlocuteur : Clique droit sur un mail, "Créer une règle...", cocher "De Machin", cocher "Déplacer le courrier électronique vers le dossier :" et choisir(+créer) un dossier qui porte le nom de cette personne dans un dossier de son entreprise. Vous pouvez aussi accéder aux règles depuis Outils > Règles et Alertes. Rien ne vous empêche de faire pointer plusieurs mails dans un même repertoire (1 personne peut avoir plusieurs adresses)

Pour les projets : Via la fenêtre des dossiers à gauche, sous "Eléments envoyés", clique droit sur "Dossiers de recherche" puis cliquer sur "Nouveau dossier de recherche", en bas de la liste choisir "Créer un dossier de recherche personnalisé", cliquer sur "choisir", donner le nom du projet au dossier (et ne pas donner un nom générique, tâcher d'être précis, par exemple en datant), cliquer sur "Critères" et dans le champ "Rechercher" entrer entre guillemet les possibles occurences de texte lié au projet. Pour un projet de publicité pour LaMarqueAuto sur leur ProduitTop, qui aura lieu en novembre 2007, je vous conseille de mettre : "[Pub LaMarqueAuto ProduitTop Nov 07]".
Pourquoi aussi précis ? Décorticons la nommenclature :
Pub : permet d'identifier immédiatement le type de projet
LaMarqueAuto : permet de classer eventuellement par client
ProduitTop : si vous n'êtes pas trop mauvais vous allez vous occuper de plusieurs produits de cette marque, donc il faut les distinguer
Nov : en com, et plus particulierement pour les bandeaux pub, il arrive qu'un même produit ait plusiuers promotions différentes toute au long de l'année
07 : toujours dans le même cadre, les promotions sont souvent récurrentes d'une année sur l'autre, il ne s'agirait donc pas de ressortir les spec de l'année dernière au prestataire ;)

Si vous avez mieux, je suis preneur ! :)