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Gestion de projet

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mardi 19 février 2008

Todoist, l'outil de TODO-list simple et efficace

Par SUPAD le mardi 19 février 2008, 17:04

Comme évoqué dans mon précédent article, quand on est chef de projet, on est surtout chef de projetS.

Un projet étant toujours décomposé en un nombre important de tâches, logiquement, on a beaucoup de tâches à gérer en même temps. Il devient alors rapidement impossible de toutes les mémoriser sans en oublier et, surtout, cet effort est autant d'occupation d'esprit qui augmente la possibilité de stress et donc baisse le seuil de tolérance au stress d'un projet.

C'est pourquoi depuis longtemps je cherche un outil de TODO performant mais léger.

J'en ai essayé beaucoup et tous avait 2 défauts rédhibitoires :

  1. La liste ne pouvait pas être agrémentée facilement d'un élément
  2. Les éléments ne pouvaient pas être organisés hiérarchiquement
  3. Les listes n'étaient pas forcement très lisible, très rapidement

Il y a 3 mois encore, j'utilisais un bloc de post-it à coté de mon ordinateur sur lequel je notais tous les projets à traiter en les barrant dès que je n'avais plus de rôle à y jouer dans les prochains jours.

Les avantages :

  • Ajout/suppression très rapide
  • Lisibilité accrue, en un coup d'oeil je savais ce qui méritait mon attention

Les inconvénients :

  • La liste ne pouvait pas être détaillée sans perdre trop de temps
  • Les éléments de la liste ne pouvaient pas être planifiés sans nuire à la lisibiltié
  • Inconvénients généraux du papier : impossible de modifier sans faire de rature, de copier/coller, de ré-organiser...

Du coup, j'ai recommencé, encore une fois, ma quête d'un outil pouvant remplacer cet méthode archaïque.

Après encore quelques déceptions, je suis tombé sur TODOIST : outil qui se contente de faire une todo list et très facile d'accès tout en ayant des raccourcis bien pensés.

Voilà quelques points fort de l'outil :

  • Chaque projet créé peut être hiérarchisé sous un autre projet
    • Rien de tel pour avoir un premier niveau de clients, puis un second de projets pour un client
  • De même, chaque tâche peut être hiérarchisé sous une autre tâche
    • Voilà comment la tâche "Maquette" se décompose en "Home par Maxime", "Page d'une news par Roberta"...
  • Il est possible d'associer à un projet une couleur et chaque tâche appartenant à un projet la reprend, du coup la TODO list gagne incroyablement en lisibilité.
    • Par exemple, si "Bandeaux Kickers" est rouge, on recherche du rouge avant de lire le nom du projet.
  • L'outil propose beaucoup de raccourcis clavier qui permettent d'éviter la souris.
    • Lors de l'édition d'une tâche, au lieu de prendre la souris pour clicker sur "Add Item", on fini la tâche par CTRL+flèche du bas et l'édition d'une nouvelle tâche, ou celle d'en dessous si présente, commence.
  • La définition d'une date peut se faire via de court mot clef.
    • "Tom" pour "tomorow", "Fr" pour "Next Friday", "+3" pour "Dans 3 jours"...
  • Ce moteur de mot clefs se retrouve dans la recherche.
    • Il devient très facile d'afficher les tâches de demain, "tom" affichera les tâches du lendemain.
  • D'autres mot clefs sont définis pour caractériser une tâche
    • La recherche d'"overdue" affichera toutes les tâches en retard
  • On peut choisir la requête à utiliser pour afficher les tâches dès l'arrivée sur le site
    • Personnellement, j'affiche "today, overdue" et ai immédiatement, dans mes pires jours, le travail en retard en plus de celui du jour

... Ceci est une liste de ce qui me sers, mais Il existe encore quelques autres points forts dont je ne me sers pas (priorité des tâches, API...).

Bien entendu, l'outil n'est pas parfait :

  • Je ne comprend toujours pas pourquoi les tâches en retard de plus de 3 jours se retrouvent en fin de liste au lieu de rester au dessus.
  • L'outil est en ligne, c'est pratique car il est accessible depuis n'importe quel poste connecté, mais :
    • Quand on a un portable, on travail souvent sans connexion (train, metro, voiture, avion...)
    • Si les auteurs de l'outil décident d'en changer l'ergonomie, il n'y a plus de moyen de garder l'ancienne version que l'on appréciait tant.
  • Les auteurs travaillant désormais sur un autre projet, peut-être pouvons-nous craindre qu'il finisse par dépérir.

Mais ces points négatif n'enlèveront pas pour moi le fait que Todoist est de cette catégorie d'outil dont on ne peut douter de l'utilité qu'avant de l'avoir essayer.

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lundi 1 octobre 2007

Outlook, ses règles et dossiers de recherche

Par SUPAD le lundi 1 octobre 2007, 16:00

Dans le but de toujours m'améliorer en tant que chef de projet, et faisant suite à un billet de Travailleurs du Web, je vous fais part de mon organisation grâce à Outlook, à vous de me dire si vous avez mieux.
Désolé pour les utilisateurs de Thunderbird et d'autre client mail, je ne connais qu'Outlook. :)

Quand le client, un homme politique, vous appelle pour savoir où en est son site alors que vous êtes en train d’écrire le brief créa de la campagne de pub d’un autre client, un constructeur automobile, la principale difficulté est de pouvoir dire en moins d’une minute “On est en attente de la mise en place de l’hébergement par Monsieur Laibergeur, nous avons eu un mail de sa part avant-hier et allons le rappeler aujourd’hui, souhaitez-vous qu’on vous rappelle juste derrière?”
Pour pouvoir répondre ça, il faut soit avoir une très bonne mémoire sur tous les projets, soit avoir un accès très rapide à ses mails. Or, dans ce genre de situation où on ne sait pas forcement quel est le dernier intervenant, il faut pouvoir accéder aux mails par projet et non par interlocuteur.

Souhaitant vous faire profiter de mon expérience, je vais commencer par présenter l’erreur que j’ai faite. :)

Une première solution serait de définir une règle de gestion des mails contenant un titre particulier pour les ranger dans un répertoire projet. Par exemple dire que les mails contenant « [Pub Marque auto Sept 07] » vont dans le répertoire du même nom. Dans ce répertoire, il suffit après de classer les mails par date quand on veut le dernier, par envoyeur quand on veut savoir ce qu’on a reçu, par destinataire quand on veut savoir ce qu’on a envoyé…

Mais, puisqu’on travaille sur plusieurs projets en même temps et que les ressources (internes ou externes) ne sont pas infinies, on va avoir un même interlocuteur sur plusieurs projets différents.

Par exemple, il m'arrive souvent d'avoir 2 campagnes de pub en cours, les deux impliquant la même agence d'achat d'espace avec le même interlocuteur en face. Cette personne va m'envoyer les spécifications de ces campagnes dans le même mail et m'en envoyer un autre pour me parler d'autre chose qui n'est lié à aucun projet, disons le point agence du mois prochain.

Je sais alors que je dois pouvoir accéder à ces informations :
- Quand je voudrais les specs de la campagne 1
- Quand je voudrais les specs de la campagne 2
- Quand je voudrais savoir où se tient le point agence

Il faut donc que le premier mail soit accessible à 2 endroits et que le deuxième ne soit pas perdu.

Or, la première solution pose 2 problèmes :
- Certes le mail est accessible depuis les deux répertoires projet, mais il est dédoublé, il va aller dans le répertoire de la pub 1 et dans celui de la pub 2, ses pièces jointes prenant alors aussi 2 fois plus de place sur le disque.
- De plus, je ne peux pas accéder aux mails de mon interlocuteur uniquement, je suis donc obligé de passer de projet en projet, voire de chercher dans mon énorme "Boite de réception", pour retrouver le mail qui m'indique où a lieu le point agence du mois prochain.

La première solution n'est donc pas viable.

C'est là qu'entrent en jeu les dossiers de recherches d'Outlook. Combinés aux règles de gestion, ils vous permettent d’avoir très rapidement une double arborescence de vos mails :
- Par projet
- Par interlocuteur

Concrètement, les dossiers de recherches sont des répertoires abstraits, reflétant les résultats d'une recherche, qui vont se mettre à jour à chaque réception/création de mails. On obtient donc un dossier, concret, par interlocuteur et un dossier, abstrait, par projet.

A y réfléchir un peu, c’est un rangement plus logique puisque un interlocuteur est commun à tous les mails alors qu’un mail peut ne pas être lié à un projet et alors être perdu dans l’énorme dossier « Boite de réception ».

Si on reprend l'exemple du début, on obtient une arborescence du type :

  • HommePolitique
  • ConstructeurAutomobile
    • ResponsableInternet
    • ResponsableCommunication

Vos règles de gestion indiquant que si le mail vient de adressedelhommepolitique@politique.com il doit être rangé dans le répertoire « HommePolitique », ceux venant de responsableinternet@marqueautomobile.fr vont dans "ConstructeurAutomobile/ResponsableInternet" et que ceux de responsablecommunication@marqueautomobile.fr dans "ConstructeurAutomobile/ResponsableCommunication".

Pour l’accès « par projet » à vos mails, je vous conseille donc d’utiliser les dossiers de recherches que vous trouverez dans le volet de gauche, sous votre arborescence. Cette fonctionnalité est par défaut déjà utilisé dans Outlook 2003 (je ne connais pas 2007) avec les dossiers « Aujourd’hui » et « Courrier non lu ».

En définissant un dossier de recherche qui trouve les mails contenant « [Pub Marque auto Sept 07] », « [Pub Marque auto Sept 07] » et autres dérivés, vous obtenez le même résultat qu’avec les règles, mais sans avoir mal rangé vos mails.

En résumé (pour Outlook 2003) :

Pour les interlocuteur : Clique droit sur un mail, "Créer une règle...", cocher "De Machin", cocher "Déplacer le courrier électronique vers le dossier :" et choisir(+créer) un dossier qui porte le nom de cette personne dans un dossier de son entreprise. Vous pouvez aussi accéder aux règles depuis Outils > Règles et Alertes. Rien ne vous empêche de faire pointer plusieurs mails dans un même repertoire (1 personne peut avoir plusieurs adresses)

Pour les projets : Via la fenêtre des dossiers à gauche, sous "Eléments envoyés", clique droit sur "Dossiers de recherche" puis cliquer sur "Nouveau dossier de recherche", en bas de la liste choisir "Créer un dossier de recherche personnalisé", cliquer sur "choisir", donner le nom du projet au dossier (et ne pas donner un nom générique, tâcher d'être précis, par exemple en datant), cliquer sur "Critères" et dans le champ "Rechercher" entrer entre guillemet les possibles occurences de texte lié au projet. Pour un projet de publicité pour LaMarqueAuto sur leur ProduitTop, qui aura lieu en novembre 2007, je vous conseille de mettre : "[Pub LaMarqueAuto ProduitTop Nov 07]".
Pourquoi aussi précis ? Décorticons la nommenclature :
Pub : permet d'identifier immédiatement le type de projet
LaMarqueAuto : permet de classer eventuellement par client
ProduitTop : si vous n'êtes pas trop mauvais vous allez vous occuper de plusieurs produits de cette marque, donc il faut les distinguer
Nov : en com, et plus particulierement pour les bandeaux pub, il arrive qu'un même produit ait plusiuers promotions différentes toute au long de l'année
07 : toujours dans le même cadre, les promotions sont souvent récurrentes d'une année sur l'autre, il ne s'agirait donc pas de ressortir les spec de l'année dernière au prestataire ;)

Si vous avez mieux, je suis preneur ! :)

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